In de wereld van ondernemingsraden (OR) is open communicatie essentieel. Het vermogen om vrijuit te spreken, meningen te uiten en constructieve discussies te voeren met bestuurders vormt de basis van effectief OR-werk.
Echter, er bestaat een opvallend fenomeen dat vaak voorkomt binnen deze kritieke dialogen. Ondanks gedegen voorbereidingen en vastberaden voornemens, ervaren veel OR-leden een opmerkelijke verandering in toon en inhoud wanneer ze daadwerkelijk tegenover de bestuurder zitten.
Wat in een voorbereidende vergadering nog klinkt als vastberaden en direct, kan in de bestuurskamer veranderen in een voorzichtige en soms zelfs afgezwakte versie van het beoogde gesprek. Na de vergadering, als de bestuurder de ruimte heeft verlaten, zijn er vaak leden die roepen: “Ze weten meer” of “Hij/zij zegt niet alles”, ondanks dat zij zelf terughoudend waren tijdens het gesprek.
De psychologie van hiërarchie
De dynamiek van macht en hiërarchie speelt een belangrijke rol in hoe mensen zich uiten. In situaties waarin een partij aanzienlijk meer autoriteit of invloed heeft, zoals vaak het geval is tussen OR-leden en bestuurders, kan dit leiden tot een psychologisch fenomeen genaamd ‘machtsonbalans’.
Deze onbalans kan OR-leden ervan weerhouden hun echte gedachten en plannen te delen, vaak omdat zij, bewust of onbewust, een risicoafweging maken over de mogelijke gevolgen van hun woorden. Deze afweging is vaak niet expliciet en wordt zelden uitgesproken, maar beïnvloedt wel sterk wat er wel of niet gezegd wordt.
Sommige OR-leden lijden ook onder de aanname dat de bestuurder ‘het wel zal weten’, en dat er daarom maar op diens oordeel vertrouwd moet worden. Dit ondermijnt echter een van de kernwaarden van de OR: het geven van advies over het voorgenomen besluit en het hebben van een mening over de nut en noodzaak, en de implementatie ervan. Dit betekent dat het hebben van een eigen visie over het vraagstuk als OR niet mag ontbreken.
Ik blijf erbij dat de OR de expert is in het vertalen van plannen naar de praktijk. OR-leden weten vaak heel goed wat er nodig is om beleid werkbaar te maken, een perspectief dat essentieel is maar soms onderschat wordt.
Barrières in communicatie
De communicatie tussen OR-leden en bestuurders wordt vaak beïnvloed door verschillende psychologische en structurele barrières. Deze maken het veelal moeilijk om open en effectief te communiceren.
Een directe reden voor de terughoudendheid van OR-leden is de angst voor mogelijke negatieve gevolgen. Dit varieert van het risico niet serieus genomen te worden tot mogelijke gevolgen voor hun carrière binnen de organisatie.
Een gebrek aan zelfvertrouwen speelt ook een rol, vooral wanneer OR-leden zich minder vaardig voelen in gespreksvoering dan de bestuurders.
Groepsdruk en de wens om als eenheid te verschijnen, kunnen er ook voor zorgen dat individuele meningen ondergesneeuwd raken.
Niet op de bestuurders stoel?
Een ander veelvoorkomend probleem is de benadering van sommige bestuurders die benadrukken dat de OR niet op de stoel van de bestuurder moet gaan zitten. Hiermee suggereren zij dat de OR zich niet zou moeten bemoeien met de principiële besluiten die aan de basis liggen van voorgenomen besluiten, terwijl het adviesrecht van de OR juist ook over deze kernzaken gaat, en niet alleen over de gevolgen voor medewerkers.
Strategieën voor het overbrengen van de stem
Voor OR-leden die zich vaak geremd voelen in hun communicatie met bestuurders, zijn er meerdere strategieën die kunnen helpen om effectiever en beter in staat te zijn om hun mening te geven.
Uiteraard is een gedegen voorbereiding cruciaal. Het duidelijk hebben van je boodschap, het bepalen van je doel en overeenstemming over de vergaderaanpak zijn onderdelen van de voorbereiding.
Het grondig begrijpen van de inhoud draagt bij aan het versterken van hun positie in gesprekken, waardoor zij meer gelijkwaardig kunnen deelnemen aan de dialoog. Dit begrip kan helpen om de machtsonbalans te verminderen door OR-leden zelfverzekerder te maken over hun rol en de bijdrage die zij kunnen leveren.
Bovendien kan de inzet van een externe deskundige OR-leden helpen zich meer zeker te voelen over hun standpunten en hoe deze te presenteren. Dit kan vooral nuttig zijn bij complexe kwesties waar specialistische kennis vereist is.
Onze ervaring is dat bestuurders vaak juist naar de inhoudelijke bijdragen van de OR zoeken die kunnen bijdragen aan het succesvol invoeren van het voorgenomen besluit. Dit benadrukt het belang voor OR-leden om goed geïnformeerd en voorbereid te zijn, zodat hun adviezen maximaal effect hebben.
Tevens kun je als OR-lid bedenken hoe je je stem zou laten horen en zou reageren als je thuis zou zijn, of als je onder vrienden bent. Het biedt in ieder geval een ander perspectief, en wie weet reageer je, met inachtneming van ieders rol, net even anders. En durf je te zeggen wat je wilt zeggen.
De rol van de bestuurder
Bestuurders kunnen een open en eerlijke dialoog bevorderen door zelf toegankelijk en responsief te zijn. Ze moeten actief luisteren, constructieve feedback geven en openstaan voor de ideeën en zorgen van OR-leden. Gelukkig zijn er veel bestuurders die dit goed begrijpen.
Het is dus cruciaal dat bestuurders bewust omgaan met hun communicatiestijl en vermijden dat hun gedrag als intimiderend wordt ervaren. Al gaat dit in de praktijk niet altijd vanzelf en kan het bij tegenstrijdige belangen tussen de OR en bestuurder bepaald gedrag sterker manifesteren. Een sterke voorzitter (of dagelijks bestuur) kan de bestuurder hierop op gepaste momenten bewust maken, bijvoorbeeld middels het informeel overleg.
Conclusie
De communicatie tussen OR-leden en bestuurders kan complex en uitdagend zijn, maar door het aanpakken van de onderliggende barrières en het bevorderen van openheid, kunnen beide partijen werken aan een meer inclusieve en effectievere organisatiecultuur.
Het grondig begrijpen van de inhoud en het versterken van de communicatieve vaardigheden van de OR kunnen helpen om de machtsonbalans te verkleinen en de bijdragen van de OR te optimaliseren. Dit benadrukt het belang voor zowel OR-leden als bestuurders om een cultuur van openheid en wederzijds respect te cultiveren, waarbij iedereen zich meer uitgenodigd voelt om vrijuit te spreken en actief bij te dragen aan het goed functioneren van de organisatie.
