U heeft een overlegvergadering met uw bestuurder. Hij kijkt zorgelijk. Hij legt u een adviesaanvraag over een reorganisatie voor en de ondernemingsraad wordt geheimhouding opgelegd. U mag niks zeggen tegen uw collega’s, dat is duidelijk.
Vragen van collega’s
Na een tijdje beginnen uw collega’s u te vragen: “Jullie zitten de laatste 14 dagen om de haverklap bij de directie, wat is er aan de hand?” Wat moet u dan zeggen? “Er is niks aan de hand.” Dat gelooft niemand! “Er is wel wat aan de hand, maar we mogen er niet over praten.” Dan wordt er natuurlijk doorgevraagd. Om te vermijden dat u een rode kop krijgt probeert u het gesprek op een ander onderwerp te brengen of u moet, heel plotseling, onmiddellijk weg.
In dit artikel leest u hoe u uw collega’s weer recht in de ogen kunt kijken zonder er om heen te hoeven draaien.
De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en geheimhouding
Artikel 20 van de WOR regelt de geheimhouding. Het geheimhoudingsartikel is vooral bedoeld om ervoor te zorgen dat concurrentiegevoelige informatie niet naar buiten komt. Op basis van dit artikel kan uw bestuurder u geheimhouding opleggen.
De regels vanuit de WOR
Dat opleggen dient aan de volgende regels te voldoen:
- Voor welke aangelegenheid de opgelegde geheimhouding geldt
- Welke gegevens wel en welke niet onder deze geheimhouding vallen
- Hoelang de geheimhouding duurt
- Tegenover wie deze geheimhouding niet geldt
- Het moet vooraf gebeuren
In de praktijk wordt vaak niet aan al deze eisen voldaan. Maar ook dan is de geheimhouding bindend! Ook geldt het voor informatie waarvan redelijkerwijs kan worden begrepen dat deze een vertrouwelijk karakter hebben.
Het nut van geheimhouding
Geheimhoudingsplicht dient de onderneming te beschermen tegen mogelijke schadelijke gevolgen voor de onderneming. Concurrentiegevoelige informatie dient geheim te blijven, dat is logisch. Het kan daarbij gaan om zaken als kostprijzen, tarieven en financiële resultaten. Maar er kunnen meer redenen voor geheimhouding zijn.
Voorbeeld 1
Stel het managementteam is een reorganisatieplan aan het voorbereiden. Uw bestuurder wil u vroegtijdig betrekken bij zijn besluitvorming. Vroegtijdige betrokkenheid werkt in de praktijk alleen als het besprokene geheim blijft. Geheimhouding wordt dan ook bijna altijd (terecht) opgelegd.
Voorbeeld 2
De bestuurder heeft een adviesaanvraag bij u ingediend. Hij wil de organisatie, de leveranciers, klanten en vakbonden nog op de hoogte stellen. Hij legt u geheimhouding op totdat alle betrokkenen op de hoogte zijn gesteld. Zeker bij een onderneming die niet al te sterk staat, is het van belang dat de buitenwereld gecontroleerd op de hoogte wordt gesteld.
Weloverwogen geheimhouding opleggen
De algemene opvatting is dat er goede argumenten kunnen zijn om geheimhouding op te leggen maar dat een verplichting tot geheimhouding weloverwogen door de directie gemaakt moet worden. De bestuurder dient een toelichting te geven waarom de geheimhouding van dergelijk belang is, waarbij terughoudendheid is geboden wanneer de noodzaak niet glashelder is uit te leggen.
Misbruik van geheimhouding
Van misbruik van geheimhouding door directies is sprake als deze vooral wordt opgelegd om de onderhandelingspositie van de OR te ondermijnen door bijvoorbeeld het achterban overleg onmogelijk te maken of u eerst te laten adviseren onder de noemer ‘dat de directie dan pas naar buiten kan treden’. Vaak wordt dan als reden van geheimhouding opgegeven “om onrust te voorkomen” of “om privacy redenen”.
Geheimhouding is de uitzondering
Dikwijls geldt de geheimhoudingsplicht dan tot het ogenblik dat de directie zijn definitief besluit bekend maakt. U kunt (dan) uw achterban in de tussentijd niet raadplegen of informeren, want u mag niets vertellen. Lastig pakket als ondernemingsraad, vindt u niet!
Het recht om uw achterban te raadplegen
U bent als ondernemingsraad door en uit het midden van de medewerkers gekozen. En u informeert in beginsel vrijelijk uw achterban. In artikel 17 lid 1 van de WOR wordt uw recht geregeld om uw achterban te raadplegen.
Letterlijk zegt dit artikel:
“De ondernemer stelt de ondernemingsraad en de commissies van die raad in staat de in de onderneming werkzame personen te raadplegen en stelt deze personen in de gelegenheid hieraan hun medewerking te verlenen, een en ander voor zover dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor de vervulling van de taak van de raad en de commissies.”
Botsing achterban raadpleging en geheimhouding
Hoe kunt u nu uw achterban raadplegen als u geheimhouding is opgelegd? Het is continu het afwegen van het belang van de geheimhouding tegen het belang van medewerkersbetrokkenheid en draagvlak. Vast staat wel dat de ondernemer de plicht heeft om u in staat te stellen uw achterban te raadplegen. Welke concurrentiegevoelige informatie u dient te verzwijgen is in de praktijk een kwestie van onderhandelen. Hieronder geven we aan hoe u dat het beste kunt doen.
Tips voor de ondernemingsraad. Hoe komt u van de geheimhouding af?
Een gesprek met de directie
U legt uw bestuurder uit dat de opgelegde geheimhouding het u onmogelijk maakt om de achterban te raadplegen. Dat u daarom uw achterban niet kan vragen of zij de voorgestelde reorganisatie werkbaar achten. Ook kunt u niet kunt vragen of zij alternatieven hebben of aandachtspunten voor uw advisering. Evenmin kunt u uw standpunt over de voorgestelde reorganisatie met hen bespreken. U vraagt de bestuurder om de geheimhouding op te heffen.
Welke zaken wel en niet geheim
Vervolgens vraagt u hem welke aspecten van het voorgenomen besluit met name geheim gehouden moeten worden. Gaat het om marktaandelen, om financiële cijfers, om kostprijzen of om andere zaken. Als hij bereid is u uit te leggen welke informatie absoluut geheim moet blijven, kunt u bepalen of u daar mee kunt leven. Zo niet dan zult u aan moeten geven welke belangen er voor de ondernemingsraad meespelen om alsnog naar buiten te treden.
Afspraken maken met de bestuurder
Kunt u er wel mee leven dan kunt u goede afspraken maken met uw bestuurder.
Meestal zien zulke afspraken er als volgt uit:
- Op een afgesproken datum zal de directie zijn plan aan de organisatie bekend maken.
- De ondernemingsraad krijgt vervolgens twee weken de tijd om de achterban te raadplegen. Bereidt u alvast voor wat u precies gaat halen bij de achterban.
- Op basis van datgene wat u heeft opgehaald bij uw achterban plant u een gesprek met de bestuurder. Hierin bespreekt u in welke mate de inzichten van de collega’s uw standpunt heeft bevestigd of heeft gewijzigd.
- Aan het eind van deze weken zal de ondernemingsraad zijn advies uitbrengen.
Geen goede afspraken te maken!
Als het niet direct lukt om goede afspraken te maken, zult u juridische argumenten moeten gebruiken. U legt uit dat u volgens artikel 17–WOR het recht heeft om uw achterban te raadplegen en dat een beroep op geheimhouding daar geen einde aan kan maken. U verzoekt hem nogmaals de geheimhouding op te heffen.
Als het gesprek ook dan niks oplevert, sluit u als volgt af; “Misschien hebben we ongelijk ten aanzien van onze juridische rechten en uw plichten. We zullen daarover voor alle zekerheid een jurist raadplegen, want we zouden niet graag een onjuist standpunt innemen. We stellen u zo snel mogelijk op de hoogte van zijn bevindingen.”
Besluit: gaan we door of niet
Het is niet vanzelfsprekend dat u blijft proberen om de geheimhouding op te heffen. Na een weigering van uw bestuurder om afspraken te maken, moet u er rekening mee houden dat hij eventuele juridische stappen uwerzijds als een ‘oorlogsverklaring’ zal opvatten. U zult dus goed moeten weten waarom u uw achterban wil raadplegen. Een raadpleging kan bijvoorbeeld heel belangrijk zijn als u hun steun nodig hebt voor uw standpunt. Ga niet door met het ‘gevecht’ over geheimhouding als het puur gaat om het halen van uw recht.
Brief van uw advocaat
Als u niet tot zaken kunt komen, kunt u zich het beste wenden tot een ervaren WOR-advocaat of een van onze adviseurs. Deze zal u waarschijnlijk aanbieden om namens u een brief naar de directie te sturen. In die brief vraagt hij nogmaals om opheffing van de geheimhouding.
Een brief van de advocaat aan uw directie zal meer indruk maken dan een brief die u zelf schrijft. Uw bestuurder zal een dergelijke brief aan zijn eigen advocaat voorleggen voor advies. Deze zal hem waarschijnlijk aanraden om tot een compromis te komen.
Juridische procedure
Als uw bestuurder ook op de brief niet reageert, staat er altijd nog een juridische procedure open. Ook hier geldt dat u deze stap alleen moet zetten als het erg belangrijk is.
Leg de zaken vast
Misschien overbodig maar leg de zaken goed vast zoals ze zijn verlopen. Misschien heeft u het besluit genomen om niet door te gaan inzake de geheimhouding maar u dient uiteindelijk ook nog een advies te geven. U weet maar nooit of het niet opheffen van de geheimhouding door de bestuurder u in het verdere adviestraject een betere onderhandelingspositie geeft.
Lees tip: Kappen met positief of negatief adviseren
Wat u nog meer dient te weten over geheimhouding
Geheimhouding is een onderdeel van het bindingsritueel
Ik heb een geheim, wilt u het horen? Menig mens is niet opgewassen tegen deze vraag en wil het graag horen. Geheimhouding is een bindingsritueel. Samen weten we meer en alleen wij!
Het geheim is helemaal geen geheim
Soms hoort u zaken tijdens de vergadering van de bestuurder onder de noemer geheimhouding die al geruime tijd bekend zijn binnen organisatie. Iedereen is er meer of in mindere mate van op de hoogte, zij het soms informeel en er zijn zelfs leidinggevende die er al een presentatie over geven. U kunt dit mogelijk meteen aangeven in de vergadering dat dit bekend is binnen de organisatie.
Meestal krijgt u vragen als; Van wie komt het af? en waar is het dan al bekend? en u heeft geen zin om klikspaan te zijn. Realiseer u dat dit niet relevant is maar dat de ondernemingsraad niet beticht wil worden van het mogelijk lekken.
Betrouwbaar ook richting de achterban
Het is daarom handig om het toch aan te geven dat dit bekend is want als er over gesproken wordt, wordt u mogelijk aangewezen als het ‘lek’. En daar heeft u al helemaal geen zin in. Het doet er niet toe van wie u het heeft. Het geeft de bestuurder niet de mogelijkheid om de ondernemingsraad in een kwaaddaglicht te zetten als hij het zelf verneemt in de wandelgangen. Daarnaast wilt u ook betrouwbaar blijven voor uw achterban.
Als het even mogelijk is geeft u aan wat u wel en niet verneemt binnen organisatie. Dit maakt dat u en de bestuurder goed weten wat algemeen bekend is. Dit geeft de mogelijkheid om het er ‘gewoon’ over te hebben met uw collega’s.
Een klein clubje onder geheimhouding is niet gelijk aan het informeren van de hele ondernemingsraad
Soms wordt geheimhouding opgelegd aan een selectief gezelschap binnen de OR. Dit kan gaan om het Dagelijks Bestuur, of de voorzitter en secretaris, of een commissie en zelfs individuele leden van de ondernemingsraad. Dit kan en mag.
Hoe hiermee om te gaan intern de OR
Zorg ervoor dat u daar goede afspraken over maakt en dat de ondernemingsraad hiermee heeft ingestemd. Is dat niet het geval? dan doet u er goed aan om dit te melden als ‘selectief clubje’ aan de bestuurder. Geef aan dat het niet de bedoeling kan zijn om de geheimhouding lang voor u te houden en dat dit een belemmering kan zijn voor het uitvoeren van uw taak als ondernemingsraad. Tevens zou het kunnen leiden tot wantrouwen binnen de ondernemingsraad en daar zit u echt niet op te wachten. Geef aan dat u eist dat de bestuurder de hele ondernemingsraad op de hoogte brengt.
De gehele ondernemingsraad informeren is een taak van de bestuurder
Het is namelijk aan de bestuurder om de gehele ondernemingsraad juist, correct en volledig te informeren. De bestuurder mag er niet van uit gaan dat hij door het ‘selectief clubje’ op te hoogte te brengen hiermee de gehele OR op de hoogte heeft gesteld. Geef dit ook aan bij de bestuurder.
Schendig geheimhouding
Artikel 20 geeft genoeg ruimte om de geheimhouding op te leggen aan de hele ondernemingsraad. Twijfelt de ondernemingsraad of de informatie waarmee hij naar buiten wil treden een schending is van de geheimhouding of vertrouwelijkheid? Neem als ondernemingsraad daar een besluit over.
Persoonlijk tekenen voor geheimhouding. Niet doen
Met een OR-besluit als grondslag is het individueel OR lid niet aansprakelijk. Is er geen ondernemingsraad besluit, dan kan het individueel lid hierop aangesproken worden. In sommige gevallen wordt er gevraagd om persoonlijk te tekenen voor de geheimhouding. Ook dit mag en kan. Wij adviseren u dit niet te doen. Als u persoonlijk tekent dan bent u ook persoonlijk aansprakelijk. Het is nu immers een contract tussen u en de werkgever. Niet dat u de intentie heeft om dit te overtreden maar voorkomen is beter dan genezen
