De ondernemingsraad wordt aangesproken over een individueel probleem van een collega. Dit is de rol die de ondernemingsraad kan vervullen.
Stel: op een regenachtige morgen komt een collega naar u toe. “Jij zit toch in de ondernemingsraad?” En vervolgens barst hij los: “Ik zou worden bijgeschoold. Maar daar komt niets van terecht. Kunnen jullie daar niets aan doen als OR?”
Wat moet/kunt u als OR-lid met zo’n persoonlijke vraag? Want een andere keer gaat het over iemands beoordeling, of over een conflict met een manager. En weer een ander wil iets weten over zijn kostenvergoeding, of over zijn pensioen. Hoe moet u nu met zulke vragen omgaan?
Geen advies en instemming over individuele gevallen
Je hoort vaak dat ‘de ondernemingsraad niet over individuele gevallen gaat’. Maar dat is niet helemaal waar! De ondernemingsraad brengt inderdaad geen advies uit over individuele gevallen. En bij instemmingsprocedures gaat de ondernemingsraad evenmin in op individuele gevallen. Maar het staat u volkomen vrij om collega’s van informatie te voorzien, hen op weg te helpen bij procedures, of simpelweg een luisterend oor te bieden.
OR als ombudsman
Een ondernemingsraad die dat doet, treedt in feite op als ‘ombudsman’. U zult merken dat die rol door uw achterban zeer wordt gewaardeerd! Daarnaast bent u er als ondernemingsraad ook voor het naleven van arbeidsvoorwaarden. In artikel 28 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staan een aantal speciale taken van de ondernemingsraad. Deze taken worden ook wel de stimulerende of zorgtaken van de OR genoemd.
De functies van de ombudsman
OR-leden worden in de praktijk om vele redenen aangesproken door collega’s. We geven enkele veelvoorkomende voorbeelden:
Een klacht
Men heeft een klacht over:
- niet nagekomen toezeggingen;
- de werkomgeving;
- een (slechte) beoordeling;
- de inschaling;
- een functiebeschrijving;
- het gedrag van een manager;
Informatie interne zaken
Men wil informatie over interne zaken, zoals:
- de arbeidsvoorwaarden;
- de cao;
- het regelingenboek;
- de loonstrook;
- de arboregels;
- procedures (beoordeling, ontslag, etc.)
- uitbetalingen;
Informatie externe zaken
Men wil informatie over externe zaken, zoals:
- een procedure bij de kantonrechter;
- een ontslagprocedure via UWV WERKbedrijf;
- verzekeringen;
- WW-uitkering;
Persoonlijke problemen
Men wil hulp bij heel persoonlijke problemen, zoals:
- ziekte;
- het overlijden van een dierbare,
- echtscheiding;
- etc.
De verwachtingen zijn hoog
Als een collega bij u – als OR-lid – langskomt, vestigt hij zijn hoop op u. Anders gezegd: hij verwacht veel van u. Geef duidelijk aan welke positie u als OR(-lid) heeft. Zorg ervoor dat uw collega niet te veel van u verwacht; beloof niet te veel. Want als de ander in u teleurgesteld raakt, heeft u hem niet geholpen en is dat niet goed voor de reputatie van de OR. Zeg dat u in het overleg met de bestuurder geen individuele gevallen kunt behandelen, en dat u nog niet weet of u iets aan het probleem kunt doen. Maar maak wel duidelijk dat u gaat bekijken wat u voor hem kunt doen.
Je weet niet alles
Realiseert u zich dat u niet alles direct hoeft te weten. Zeg zo nodig dat u het antwoord op de vraag moet opzoeken, of verwijs naar iemand die de vraag wel kan beantwoorden. Als u zelf iets uitzoekt voor uw collega, laat hem dan weten wanneer u dat heeft gedaan. En is iemand bij u langsgekomen, informeer dan na verloop van tijd hoe het ermee staat.
Informatie verstrekken
Om uw collega’s desgevraagd van informatie te kunnen voorzien, moet u ervoor zorgen dat u alle stukken die u in uw archief behoort te hebben, direct bij de hand heeft. Denk bijvoorbeeld aan de cao, het personeelshandboek, de arbeidsvoorwaarden, etc. Zorg ervoor dat één van de OR-leden eventuele vragen over deze stukken kan beantwoorden. Is die kennis niet binnen de ondernemingsraad aanwezig, zorg dan dat u weet op wie u hiervoor een beroep kunt doen.
De vier vragen
We maken onderscheid in serieuze aangekaarte zaken waarmee écht iets moet gebeuren, en zaken die snel te verhelpen of zelfs onterecht zijn. Meestal merkt u het verschil in een goed gesprek. Als iemand bij u aanklopt, kunt u het volgende doen. Luister goed naar het probleem, en laat de betrokkene zijn volledige verhaal doen.
Stel daarna de volgende vragen:
- Wat heb je zelf gedaan om het probleem te verhelpen?
- Heb je het probleem al aangekaart bij degene die erover gaat?
- Zo nee, waarom niet?
- Zo ja, wat was de reactie op je klacht?
- Hebben meer mensen deze klacht?
- Wat verwacht je van mij en/of de ondernemingsraad?
Eind op weg
Vaak kunt u een collega al een heel eind op weg helpen door hem te verwijzen, de procedures uit te leggen, en door nuttige tips te geven. Soms kunt u niets voor hem doen. Als overigens blijkt dat veel collega’s dezelfde onderwerpen neerleggen, kunt u deze wel met de bestuurder bespreken, eventueel nadat u eerst nader onderzoek heeft gedaan.
Met de ondernemingsraad bespreken
Deel met elkaar waar de collega’s mee aankloppen en mogelijk zijn er meer OR leden die dezelfde vragen hebben gekregen. Beslis met elkaar of de ondernemingsraad het onderwerp/vraag wilt oppakken. Bedenk goed of de ondernemingsraad hier iets in kan of wil betekenen. Per onderwerp kan dit verschillen. Als de ondernemingsraad beslist om het onderwerp niet verder te behandelen, zorg ervoor dat de desbetreffende collega hiervan op de hoogte wordt gebracht.
Hoe te handelen bij? Een paar voorbeelden
Onderstaand treft u een aantal voorbeelden om u nog duidelijker te maken op welke wijze de ondernemingsraad kan handelen.
Hulp bij functiebeschrijving, beoordeling en inschaling
Lang niet iedereen weet hoe een functie wordt beschreven of gewaardeerd. Besluiten over deze onderwerpen kunnen echter belangrijke gevolgen hebben voor mensen. Het is daarom goed als de ondernemingsraad wél over dergelijke kennis beschikt. Dan kan aan de collega’s worden uitgelegd hoe zulke procedures en processen in elkaar zitten. Verdiep u daarom ook eens in het handboek en/of cao. Hierin staat vaak de voorwaarden en procedures rondom functiebeschrijvingen, beoordelen en inschaling. Ook kunt u dan nuttige tips geven. U zult merken dat dit zeer op prijs wordt gesteld. Maar maak wel duidelijk dat u als ondernemingsraad niet (altijd) de bevoegdheid heeft om in te grijpen.
Hulp bij persoonlijke problemen
Als iemand bij u komt met intens verdriet over een overlijden of een echtscheiding, zou u hem/haar dolgraag willen helpen. Maar kijk uit! U moet hierbij wel uw grenzen bewaken. Want u belooft al gauw te veel. U kunt lang niet altijd iets doen voor iemand met een persoonlijk probleem.
Geen advies en instemming over individuele gevallen
En stel vooral vast of hij u aanschiet als collega van wie hij medeleven verwacht, of als OR-lid van wie hij wellicht een actie verwacht. Maar u kunt in ieder geval een luisterend oor bieden en dat kan heel belangrijk zijn voor de betrokkene. Denk ook eens aan het verwijzen naar de vertrouwenspersoon binnen uw organisatie. Ook kunt u hem ‘de weg wijzen’, zodat hij kan beschikken over de faciliteiten die uw organisatie heeft voor medewerkers met persoonlijke problemen (zoals zorgverlof, calamiteitenverlof, etc.).
Schrijnende gevallen
In elke organisatie komen wel schrijnende gevallen voor. Het kan zijn dat een ernstige klacht niet goed is behandeld, waardoor hij blijft bestaan. Om een voorbeeld te geven: een regeling die voor bijna iedereen gewoon vervelende gevolgen heeft, kan voor een schrijnend geval zelfs onoverkomelijke problemen veroorzaken. Hoewel de OR individuele gevallen niet op de agenda kan zetten, kunt u een ‘schrijnend geval’ wel aankaarten bij uw directeur of bij de HR-afdeling.
‘Onder vier ogen’
Doe dat niet als voltallige ondernemingsraad, maar laat dit door de voorzitter alleen doen, ‘onder vier ogen’. Zeg tegen de bestuurder dat er volgens de regels wellicht niets te regelen valt voor de persoon in kwestie, maar dat de regels in dit geval wel erg hard zijn. En vraag uw directeur of hij hier misschien iets aan kan doen of ieder geval nog eens wil ‘bekijken’.
U kunt verder
Hopelijk bent u verder geholpen als ondernemingsraad en heeft u helder op welke wijze u als OR-lid kan bijdragen aan de individuele vragen en problemen van uw collega.
Met dit artikel heeft een helder beeld welke Rol de OR kan hebben bij persoonlijke en/of individuele gevallen van werknemers.
Strategische inzetten achterban
Maar er nog meer manieren om u de achterban te betrekken bij het belangrijke ondernemingsraad werk en uw bijdrage duidelijk en zichtbaar te maken. Wij weten als geen ander op welke wijze u de achterban beter kunt bereiken en hoe u de achterban ‘strategisch’ kunt inzetten voor het OR-werk.
Cursus Achterbancommunicatie is een specialisme
Tijdens de (online) cursus leert u hoe u een goede relatie met uw achterban kunt opbouwen en hoe u strategisch de achterban kunt inzetten bij uw OR-werk. U leert anders te kijken naar uw achterban en leert u hoe u samen met uw collega’s invloed kunt uitoefenen op het beleid.
U ontmoet meteen andere OR leden waarmee u kennis en ervaring kunt uitwisselen en bouwt u meteen aan uw netwerk (handig voor later).
Meer informatie:
https://ondernemingsraad.nl/or-trainingen/achterbancommunicatie/
