Stel: Je ondernemingsraad ontvangt een belangrijke adviesaanvraag. En die roept meer vragen op dan hij beantwoordt. Denk aan vragen als: “Worden de echte problemen wel aangepakt?”, ”Wat gaan ze precies doen?”, “Wat zijn de gevolgen voor de collega’s?”, “Hebben de we de juiste informatie’ En hoe langer je erover nadenkt, hoe meer vragen er rijzen. Dan is het belangrijk dat je alle vragen zodanig stelt dat u zinnige antwoorden krijgt om uiteindelijk een goed advies te kunnen uitbrengen.
Maar hoe pakt je dat aan? In dit artikel geven we 5 stappen om juiste vragen te stellen zodat je ‘echte’ antwoorden krijgt en nog eens 10 aandachtspunten voor het opstellen van je vragenlijst.
Inhoudsopgave
Vragen tijdig stellen
Om te beginnen is het belangrijk dat je jullie vragen zo tijdig mogelijk stelt. Dat vermijdt irritatie bij je directie. Je hoeft niet te wachten tot jullie vragenlijst compleet is. Als jullie pas op het laatst met je vragen komen, zal de directie je verwijten dat je de zaak ophoudt. En terecht!
Informatie vergaren
Zonder informatie is het onmogelijk om te komen tot een strategisch en overtuigend advies. De ondernemingsraad heeft niet voor niets recht op alle informatie (WOR artikel 31) voor het vervullen van zijn taak. Het is een belangrijk onderdeel van adviseren. Zorg ervoor dat je weet welke informatie jullie ondernemingsraad nodig heeft. Je kunt op verschillende manieren informatie vergaren. Eén van de manieren is het stellen van vragen aan jullie bestuurder.
Informatiebehoefte versus documenten
Hierbij is het verstandig om aan te geven naar welke informatie je opzoek bent en wat je ermee wilt beoordelen. Besef dat het beter is om te denken in informatiebehoefte in plaats van documenten, stukken of rapportages waar je denkt de informatie aan te treffen. Vragen naar waar bepaalde informatie uit blijkt is breder en is het aan de bestuurder om hieraan te voldoen.
Lukraak vragen!
In de praktijk stellen ondernemingsraad lukraak vragen en zijn deze niet gecategoriseerd of geclusterd. Bij een onoverzichtelijke vragenlijst zal ook de directie het spoor bijster raken. Dit is niet wat je wilt. Bij het doorlopen van onze stappen heb je een duidelijke structuur aangebracht in de vragen. Dit is een uitstekende opbouw en tevens een goede volgorde om het te bespreken met de bestuurder.
Hij Weet niet alles
Besef dat jouw bestuurder doorgaans je vragen niet allemaal zelf zal beantwoorden maar deze laat beantwoorden door zijn team. Hij zal deze lezen voordat hij deze aan de ondernemingsraad toestuurt. Hij blijft immers verantwoordelijk voor de geformuleerde antwoorden. En als hij driemaal een onduidelijke onoverzichtelijk vragenlijst ontvangt van de ondernemingsraad is voor hem al gauw het nut ervan af.
Vragen of verkapte mening
Veel ondernemingsraden stellen vragen waarvan je je afvraagt of het wel vragen zijn. Het zijn meer verkapte meningen die verpakt zijn in een bundel van intelligente vragen. Echter voelt de bestuurder aan dat het een verkapte mening betreft en zal hier veelal niet direct op ingaan. En als erop ingaat dan is het veelal een bevestiging van zijn eigen standpunt. Probeer daarom vast te stellen of jullie vraag echt een vraag is of dat het een verkapte mening betreft. ls het een mening van je ondernemingsraad, bespreek deze dan ook als zodanig met de bestuurder. En beticht de bestuurder niet dat hij meer weet als hij de zaal verlaat als hij niet het gewenste antwoord heeft gegeven op de verkapte meningsvraag.
Vijf stappen
Om ervoor te zorgen dat je zinvolle antwoorden krijgt, kun je het stellen van jouw vragen in vijf stappen gestructureerd aanpakken.
Stap 1: een rondje ‘eerste indruk’
Bij de eerste behandeling van de adviesaanvraag is het belangrijk dat de voorzitter alle leden de gelegenheid geeft om hun eerste indruk onder woorden te brengen. Hierbij krijgt iedereen vijf minuten om zonder onderbrekingen zijn verhaal te doen. Ieder op zijn eigen manier. Het gaat om het inventariseren van ieders eerste indruk en niet om het overtuigen van elkaar. Hiermee krijg je een goede indruk wat er voor informatie nodig is.
Stap 2: de eerste inventarisatie
Het klinkt kinderachtig, maar het allerbeste kan iemand de gehele adviesaanvraag pagina voor pagina laten voorlezen. Op die manier weet je zeker dat iedereen alles gelezen/gehoord heeft en dat zo veel mogelijk vragen ook echt vroegtijdig worden ingebracht.
Spreek regels af bij het stellen van vragen
Er ontstaat op elke pagina discussie en een goede voorzitter brengt het gesprek steeds terug op de vragenlijst: “Oké, jij vindt dus dat het echte probleem niet wordt aangepakt, welke vragen heb je daarover?” Iemand anders noteert álle opkomende vragen op een flip-over en daarna op een laptop. Daarna worden de vragen gemaild zodat iedereen de vragen in zijn/haar bezit heeft.
De regels bij het stellen van vragen
Bij het stellen van vragen gelden de volgende regels:
- Stel alleen vragen die de adviesaanvraag en de plannen kunnen verduidelijken.
- Kom niet met beschuldigingen.
- Geef geen meningen; dit doet je pas nádat alle vragen zijn beantwoord.
- Onderhandel onderling niet of een vraag wel of niet belangrijk is. Alle vragen mogen.
- Ga niet in discussie over de juiste bewoordingen van een vraag. Dat komt later wel.
Stap 3: het rubriceren van de vragen
Stel vast over welke onderwerpen de adviesaanvraag gaat. Rubriceer daarna alle genoteerde vragen per onderwerp. Doe dit rubriceren met z’n allen. Deel de nieuwe lijst weer uit of mail deze naar iedereen.
Stap 4: een indeling maken per onderwerp
Nadat je alle vragen gerubriceerd heeft, kun je het beste per onderwerp een indeling maken, waarbij je altijd dezelfde volgorde aanhoudt:
- de probleemstelling;
- de gevolgen van het probleem;
- de oplossing voor het probleem;
- de gevolgen van de oplossing voor de mensen;
- de manier van implementeren.
Bovenstaande volgorde is meteen ook een goede opbouw van het uiteindelijke advies.
Focus je nog niet te veel op de gevolgen voor de mensen. Als je daar andere ideeën over heeft, zul je jouw argumenten toch ook ontlenen aan een andere visie op de probleemstelling en de oplossing daarvan. Dus neem die vooral mee! De gevolgen voor de mensen liggen (in)direct opgesloten in de probleemstellen en de keuze die gemaakt wordt inzake de oplossing.
Deze opbouw is belangrijk omdat je ook jouw advies op deze manier opbouwt:
- Zijn we het eens over waar we advies over moeten geven (de voorgenomen besluiten)?
- Zijn we het eens over de problematiek?
- Zijn we het eens over de oplossing?
- Zijn we het eens over de gevolgen voor de medewerkers?
- Zijn we het eens over de maatregelen die genomen worden om de gevolgen op te vangen?
- Of zien we onderdelen anders?
Stap 5: de puntjes op de i
De eindredactie van de vragenlijst kun je het beste overlaten aan de (ambtelijk)secretaris, met een ander OR-lid als klankbord. Aan hen is ook de check op de volgende punten:
- Wordt er daadwerkelijk om informatie gevraagd?
- Zijn de vragen zakelijk geformuleerd?
- Staan er geen vragen twee keer in?
- Zijn de vragen duidelijk en concreet genoeg?
- Zijn alle vragen slechts voor één uitleg vatbaar?
Versturen
Als de vragenlijst klaar is, verstuur je die naar de directie. Geef hierbij duidelijk aan dat dit een eerste, nog onvolledige, vragenlijst is én dat de antwoorden ertoe kunnen leiden dat je nieuwe vragen stelt. Vraag niet meteen om allerlei schriftelijke antwoorden, want dan is de kans groot dat je oppervlakkige antwoorden uitlokt. Als je een goede werkrelatie met jouw directeur hebt, kun je beter met hem afspreken dat hij de vragen in een overlegvergadering komt beantwoorden, waarna je zult aangeven welke vragen met antwoord je alsnog op schrift wilt hebben. Let wel! in veel gevallen zijn dat de meeste vragen maar dan heb je meteen de juiste context erbij en kun je de antwoorden ook goed beoordelen. Uiteindelijk dienen de antwoorden goed en schriftelijk op papier te komen.
Overlegvergadering
De meeste plannen worden uitgewerkt door het managementteam (MT), en niet door de directeur zelf. Hierdoor kent je directeur vaak niet alle ins en outs.
De directeur kent niet alle ins en outs.
In een overlegvergadering zal hij daarom vooral de nadruk leggen op de noodzaak van de reorganisatie én een snel advies van de OR. Hij zal de neiging hebben jullie indringende vragen over de noodzaak van de reorganisatie af te wimpelen met “We moeten naar de toekomst kijken, niet naar het verleden.”
Als je echt diep op de materie wilt ingaan, kun je dan ook beter voorstellen om de verantwoordelijke MT-leden en plannenmakers in de overlegvergadering uitleg te laten geven. Als de directeur op zijn MT vertrouwt én de ondernemingsraad serieus neemt, zal hij op zo’n verzoek ingaan.
Geen kant en klare vragenlijst
Sommige ondernemingsraden maken bij het stellen van vragen gebruik van een kant-en-klare vragenlijst die ze van internet hebben geplukt. Doe dit nooit! Want deze standaard vragenlijsten gaan maar ten dele over de situatie waarin jouw onderneming zich bevindt. Bovendien zal jullie directeur snel doorhebben dat je er zich met een jantje-van-leiden vanaf hebt gemaakt. En dan zal hij uiteraard weinig zin hebben om van zijn kant wel veel tijd in de beantwoording van jullie vragen te steken.
Mondeling of schriftelijk
Het komt nogal voor dat de bestuurder het liefst een mondelinge toelichting blijft geven en jullie vragen liever niet in details schriftelijk beantwoord. In beginsel is het op schrift beantwoorden van de vragen het beste. Maar soms zijn antwoorden niet geheel in woorden te vangen en is een mondelinge toelichting noodzakelijk.
Alle vragen gesteld?
Geef tijdens en aan het eind van de vergadering aan welke vragen je alsnog schriftelijk beantwoord wilt zien en dat er misschien nog meer vragen komen. Mocht je gevraagd worden wanneer je gaat adviseren, beloof dan daarop terug te komen. Geef aan dat je de antwoorden meeneemt in jullie eindoordeel. Het tot je nemen van de antwoorden dien je toch in alle rust te doen. Controleer in ieder geval of al je vragen zijn gesteld en zijn beantwoord en alles correct wordt genotuleerd!
Antwoorden tellen juridisch mee
Als in de beantwoording toezeggingen worden gedaan of afspraken worden gemaakt, dan zijn deze juridisch geldend. Evenals toezeggingen en afspraken die in een brief aan de ondernemingsraad staan of tijdens de overleg vergaderingen zijn genotuleerd (en zijn vastgesteld).
Het verkrijgen van zinnige antwoorden is een kunst
Het verkrijgen van zinnige antwoorden begint met het stellen van vragen. Op basis van zinnige antwoorden kun je iets vinden van het voorgenomen besluit. Het stellen van de juiste vragen is een belangrijk goed voor elke ondernemingsraad. In de loop der jaren hebben wij geleerd op welke wijze je het beste vragen kunt stellen om echt antwoord te krijgen. Het gaat niet alleen om de wijze waarop maar met name de inhoud van de vragen is belangrijk om echt zinnige antwoorden te krijgen. Je dient per slot van rekening te adviseren over de inhoud van het besluit.
Tien aandachtspunten
Om dit artikel af te sluiten hebben we de nog 10 aandachtspunten voor het opstellen van de vragenlijst:
- Nummer de vragen.
- Rubriceer de vragen per soort en stel ze per soort: voorgenomen besluit, doelen, probleemstelling, oplossing, gevolgen en maatregelen.
- Vraag puur en zakelijk om informatie over dingen die je nog niet begrijpt en die je moet weten om de adviesaanvraag te kunnen beoordelen.
- Stel geen beschuldigende vragen. Je irriteert de bestuurder dan alleen maar, en verkleint de kans dat je informatie krijgt waar je iets aan heeft.
- Maak duidelijk dat de antwoorden van de bestuurder nieuwe vragen kunnen oproepen.
- Als je alle OR-leden vraagt om vragen in te dienen, moet je ervoor zorgen dat je een set van vragen maakt die aan de eisen voldoet uit dit artikel. Dit kan er wel toe leiden dat sommige OR-leden teleurgesteld zijn omdat hun vraag is verdwenen.
- Dien je vragen tijdig in; als je te lang wacht met het versturen van de vragenlijst, sta je minder sterk als de directie je op een later moment tot spoed maant.
- Als de directie komt informeren of alle vragen schriftelijk moeten worden beantwoord, wees dan soepel. Probeer af te spreken dat je graag mondelinge antwoorden krijgt in een overlegvergadering, mits je na afloop mag aangeven op welke vragen je nog een schriftelijk antwoord wilt hebben. Als je hard vasthoudt aan een schriftelijke beantwoording van alle vragen, krijgt je vaak heel oppervlakkige antwoorden.
- Een vraag is vaak een resultante van je gedachten. Veelal wordt de vraag gesteld maar wordt degene die de vraag dient te beantwoorden nauwelijks of niet meegenomen in de gedachten die hebben geleid tot de vraag. Het is verstandig om een intro te hebben voordat de vraag gesteld wordt.
- Geef liever aan naar welke informatie je opzoek bent. Denk in informatiebehoefte in plaats van alleen documenten, stukken of rapportages waarvan je denkt de informatie aan te treffen.
Wil je ook profiteren van onze ervaringen?
Bel of mail ons om als ondernemingsraad nog beter wilt worden in het stellen van de juiste vragen waarbij je echt zinnige antwoorden krijgt. Wij zijn te bereiken onder telefoonnummer 034 46 08 201. Dus stel al je vragen en wij geven zinnige antwoorden.
